Banki tételekből havi áttekintés

A nehézséget a visszatérő kivételek okozták

Minden hónap elején megérkeztek a banki adatok, és kezdődött a pénzügyi tételek rendezése. A havi forgalomból azt szerettük volna látni, honnan érkeznek a bevételeink, mire költünk, és hogyan alakul a cég működése.

A munka nagy részét már egy szkript elvégezte, de mindig maradtak új partnerek, szokatlan közlemények és egyedi esetek. Ezeket kézzel kellett besorolni, a felismerés javítását pedig külön visszavezetni a feldolgozásba.

Amit egyszer kijavítottunk, azt legközelebb még nem feltétlenül kezelte jól a rendszer. A havi adminisztráció így az ismert kivételek újbóli rendezéséből is állt. Ezt tettük átláthatóbbá és könnyebben taníthatóvá a Vitarex belső pénzügyi moduljában.

A besorolás és a tanítás egy helyre került

Az új felületen a banki export feltöltése után a rendszer a meglévő szabályok szerint besorolja a tételeket. Az átfedő időszakok importjánál kiszűri a már betöltött tranzakciókat, így az ismételt feltöltés miatt nem kell kézzel duplikátumokat keresni.

A még besorolásra váró tételek kiemelve jelennek meg. A kategória közvetlenül a listában is módosítható, a részletes szerkesztőben pedig a partner, az ÁFA-kezelés, a megjegyzés és az összesítésből való kihagyás is beállítható.

A „kihúzott” tétel például a cég saját bankszámlái közötti átvezetés lehet: ilyenkor a pénz csak az egyik saját számláról a másikra kerül. Ez nem új bevétel és nem külső félnek történő kifizetés, ezért kimarad a bevételi és költségösszesítésből. Maga a banki tétel megmarad, így az átvezetés később is visszakereshető.

Egy javításból újra használható szabály

Ha például egy tárhelyszolgáltatási díjat a „Licencek és szolgáltatások” kategóriába sorolunk, a közleményben szereplő szolgáltatónévből rögtön szabályt készíthetünk. A következő importnál az erre illeszkedő kiadás már automatikusan ugyanoda kerülhet.

A tanítás itt konkrét, ellenőrizhető szabályok mentését jelenti. A partnernév vagy a közlemény egy jellemző részlete alapján a kategória mellett az ÁFA-kezelés, a partner megnevezése és a tétel kihagyása is rögzíthető; a bevételi és kiadási irány külön kezelhető.

A szabályok később külön felületen átnézhetők és módosíthatók. Az új szabály a korábban betöltött, kézzel még nem módosított tételek besorolását is frissítheti. A már kézzel rendezett tételeket az automatikus újrabesorolás megőrzi.

Tizenkét hónap, négy negyedév, egy éves összkép

A besorolt banki tételekből automatikusan összeáll a pénzügyi összesítés. A bevételek, a közvetlen költségek és az általános működési költségek ugyanabban a kategóriarendszerben jelennek meg; ezekből a felület fedezetet, arányszámokat és összesített eredményt is számol.

Ugyanazokból az adatokból egy teljes év tizenkét havi bontása és éves összesen oszlopa is előáll. Nézetváltással a négy negyedév hasonlítható össze, a kimutatás pedig egyoldalas PDF-ként exportálható. A friss adatok és besorolások az összesítés következő megnyitásakor már megjelennek benne.

A besorolás nélküli tételek darabszámát és nettó összegét külön jelzi a rendszer, így követhető, mely adatok rendezése van még hátra. Ezek addig nem kerülnek bele a kimutatásba. A kihúzott tételek ezzel szemben tudatosan maradnak ki: a saját bankszámlák közötti pénzmozgás így nem növeli meg mesterségesen sem a bevételeket, sem a kiadásokat. Az áttekintés a banki pénzmozgásokra és a rendelkezésre álló, besorolt tételekre épül.

A havi folyamat így a banki export feltöltésére, az új esetek ellenőrzésére és szükség esetén a szabályok bővítésére összpontosul. Egy helyen lehet rendezni a tranzakciót és megadni, hogyan kezelje a rendszer a hasonló tételeket, külön szkriptmódosítás kérése nélkül.