KKV-folyamatok · HR-automatizálás
HR-ügyek egy helyen
A szabadságkéréstől a bérek előkészítéséig: kevesebb másolgatás, összekapcsolt lépések.
- Felhasználási környezet
- Egy KKV belső HR-adminisztrációja
- Kiindulás
- Külön rendszerek, PDF-ek és Excel-táblák
- Megoldás
- Közös HR-felület és adatátadás
Az információ megvolt, csak több helyen
Egy KKV havi bér-előkészítését mutatjuk be: az előző hónap HR-adatait több rendszerből kellett összegyűjteni, Excelben összerendezni, egyeztetni a könyvelővel, majd egyenként előkészíteni a bérek utalását.
A szabadságok és a bérpapírok az egyik rendszerben voltak, a bejárási rend külön felületen élt, a belső tudnivalókat pedig wiki tartalmazta. A havi bér-előkészítést kézzel vezetett táblázatok fogták össze.
Ugyanazokat az adatokat több ponton kellett újra rögzíteni. Minden programváltás és átvezetés újabb figyelmet igényelt, és újabb hibalehetőséget jelentett.
Összekapcsoltuk a folyamat lépéseit
Olyan belső felületet készítettünk, amelyben a munkatársak adatai, a szerződések, a szabadságok, a bér-előkészítés és a bérpapírok együtt érhetők el. A meglévő adatokat a rendszer továbbviszi a következő lépéshez, így az adminisztráció a változó tételekre és az ellenőrzésre figyelhet.
A könyvelő és a bank továbbra is része a folyamatnak. A különbség az, hogy a rendszerek közötti egyenkénti adatbevitel helyét több ponton export, import vagy automatikus adatátvétel veszi át.
A havi bér-előkészítés, lépésről lépésre
Ugyanaz a feladat, kevesebb kézi átvezetéssel
A hat pont ugyanazokat a feladatokat követi végig a régi és az új munkamenetben. Az új működésben több adatátvételt már a rendszer végez el.
01Távollétek összegyűjtése
Régi folyamat
Megnyitjuk a szabadságkezelőt, majd a havi távolléteket átmásoljuk a bér-előkészítő Excelbe.
Szabadságkezelő → kézi másolás → Excel
Új folyamat
A havi bérösszesítő átveszi a jóváhagyott távolléteket a közös szabadságkezelésből.
Automatikus átvétel a bérösszesítőbe
02Béradatok és változó tételek
Régi folyamat
Az Excelhez hozzáírjuk a teljesített órákat, a bérváltozásokat, a jutalmakat és az egyéb kiegészítéseket.
Kézzel összeállított havi táblázat
Új folyamat
A szerződéses alapadatok már a felületen vannak. Az óraszámot és az egyedi tételeket itt rögzítjük; az óradíjas összeg a szerződés alapján számolódik.
Alapadatok helyett a változásokra figyelünk
03Adatátadás a könyvelőnek
Régi folyamat
A több forrásból, kézzel összeállított Excel-táblázatot elküldjük a könyvelőnek.
Adatgyűjtés és táblázat-összeállítás
Új folyamat
A rendszerből exportáljuk a könyvelőnek szánt Excelt, és ezt küldjük tovább. A táblázat az adatátadás eszköze marad.
Excel-export a meglévő adatokból
04A bérpapírok feldolgozása
Régi folyamat
A könyvelőtől visszaérkező PDF-eket végignézzük, és ellenőrizzük a munkatársakhoz tartozó összegeket.
Egyenkénti feldolgozás
Új folyamat
A több munkatárs bérjegyzékét tartalmazó PDF egyben feltölthető. A szövegfelismerés segít az oldalak hozzárendelésében és az adatok kinyerésében; mentés előtt ellenőrizzük, szükség esetén javítjuk őket.
Közös feltöltés és ellenőrizhető adatfelismerés
05A nettó összegek átvezetése
Régi folyamat
A bérpapírok nettó összegeit külön átvezetjük a havi Excel-táblázatba is.
PDF → kézi másolás → Excel
Új folyamat
A bérpapírhoz rögzített nettó összeg a havi bérösszesítőben is megjelenik, és az utalás előkészítéséhez is felhasználható.
Ugyanaz az adat több lépést kiszolgál
06Az utalások előkészítése
Régi folyamat
A kedvezményezetteket és az utalási adatokat egyenként, kézzel rögzítjük a banki felületen.
Egyenkénti banki adatbevitel
Új folyamat
Ellenőrizzük az összegeket, számlaszámokat és közleményeket az előnézetben, majd exportáljuk a CIB Business Online-ba importálható csomagot. A betöltés és a jóváhagyás a bankban történik.
Ellenőrzött csomag → banki import és jóváhagyás
A másolgatás csökken, az ellenőrzés megmarad
A távollétek és a nettó bérek kézi átvezetését közös adatok váltják ki; az egyenkénti banki rögzítés helyére importálható csomag kerül. Az óraszámok és az egyedi tételek megadása, a felismert adatok ellenőrzése, valamint a banki jóváhagyás továbbra is a felelős kolléga feladata.
A bérpapírok feldolgozása
A bérjegyzéktől az utalási adatig
A feldolgozás során a bérjegyzéket a megfelelő munkatárshoz kell rendelni, a nettó utalandó összeget pedig átvenni a havi összesítéshez és az utalás előkészítéséhez. A szövegfelismerés ezt segíti; a felismert adatokat mentés előtt ellenőrizzük.
Az új folyamat központi felülete
A havi bérösszesítő
Egy helyen látszanak a szerződéses béradatok, a távollétek, a változó tételek és a bérpapírokból átvett nettó összegek. Innen indítható a könyvelői Excel-export és a banki importfájl előkészítése is.
Kevesebb átvezetés, több figyelem a kivételekre
A havi adminisztrációt már nem az ismétlődő adatmásolás szervezi. A rendszer összegyűjti a meglévő adatokat, a változó tételek ugyanott kezelhetők, és egy korábbi hónap összesítéséhez vagy egy munkatárs bérpapírjához is ugyanazon a felületen lehet visszatérni.
A PDF-feldolgozásnál a felismert adatokat mentés előtt ellenőrizni és javítani lehet. A banki csomag készítésekor a rendszer ellenőrzi a számlaszámokat és jelzi a hibás adat miatt kimaradó tételeket; a pénzügyi jóváhagyás a banki felületen marad.
A közös felület a hónap többi napján is segít: a szabadságkérelmek és a fennmaradó keretek együtt követhetők, a bejárási rendben a heti beosztás és az irodai létszámkorlátok is kezelhetők, a belső tudástár pedig ugyanebből a menüből érhető el.