A PCA JOB rendszer támogatja a munkavállalói adatok és alkalmassági vizsgálatok tömeges importálását Excel fájlokból.
A funkció segítségével jelentősen csökkenthető a manuális adminisztráció ideje, valamint minimalizálhatók az adatfelviteli hibák.
A legtöbb esetben a HR osztály különböző formátumú táblázatokban küldi meg a munkavállalói adatokat. A PCA JOB ehhez egy kifejezetten erre a célra kialakított import funkciót biztosít.
Az importálás előnyei
- gyors adatfeltöltés
- kevesebb manuális adminisztráció
- egyszerű Excel alapú működés
- meglévő munkavállalók frissítése is támogatott
A szolgáltatás az arra jogosultak esetében a Munkavállaló/Munkavállaló import menüpontból indítható el.
1. Import sablon letöltése
Az importálás megkezdése előtt töltse le a PCA JOB által biztosított Excel sablonfájlt.
Első lépésben a mintafájlt állítsuk elő, mentsük le egy fájlba.
2. Import fájl ellőállítása
A leggyorsabb megoldás, ha a HR osztály közvetlenül ebbe a sablonfájlba tölti fel az adatokat.
Amennyiben ez nem megoldható, a meglévő táblázatokból az adatok manuálisan is bemásolhatók.
Az import fájl készítése során különösen fontos:
- az adatok egységes formázása
- az oszlopok sorrendjének megtartása
- a kötelező mezők kitöltése
- a megfelelő dátumformátumok használata
Továbbá arra figyeljünk oda, hogy ha már létező cég telephelyhez szeretnénk beemelni az új munkavállalókat, a telephely neve cég rövid neve egyezzen meg a PCA JOB ban nyilvántartott névvel.
Sajnos sokféleképp érkezhetnek az adatok, ezeket sokszor kézzel egyesével javítgatni szükséges.
Alkalmassági vizsgálatok is rögzíthetőek tömegesen akár már létező munkavállalókhoz ezzel a módszerrel
Ebben az esetben az utolsó oszlopok töltése is szükséges. Az itt megadott alkalmassági vizsgálatok, ha még nincs rögzítve a munkavállalónál a megadott dátumon, akkor betöltésre kerülnek.
Ha elkészült a kitöltött sablon valami ilyen lesz, itt most a nem töltött oszlopokat elrejtettük.
3. Import fájl ellenőrzése
A kitöltött Excel fájl feltöltése után a PCA JOB automatikusan ellenőrzi az adatokat.
Az ellenőrzés során a rendszer vizsgálja többek között:
- a kötelező mezők kitöltését
- az adatformátumok helyességét
- az esetleges hiányzó adatokat
- az érvénytelen vagy hibás értékeket
Az adatok eltérő formátumban érkezhetnek, ezért bizonyos esetekben kisebb korrekciókra lehet szükség.
Amennyiben a rendszer hibát talál, a javítás után az ellenőrzés újra lefuttatható.
A megnyitás gombbal lehet kezdeményezni a folyamatot. A megjelenő tallózás ablakban keressük meg a fájlt és a Megnyitással töltsük be.
Adatok mennyiségétől függően a fájl ellenőrzése eltarthat egy darabig. Az eredményt utána itt látjuk.
Jó esetben minden sor, amit talált a program az ellenőrzés során feldolgozható lesz, rosszabb esetben újra neki kell állni a hibák javításának.
Hibás esetben így fog kinézni feldolgozás után a képernyő. Ilyenkor a Mégsem gomb lenyomás után lehet ismételt megnyitást kezdeményezni.
4. Adatok importálása
Sikeres ellenőrzést követően elindítható az adatok importálása.
Nagyobb adatmennyiség esetén a folyamat néhány percet is igénybe vehet.
Az aktuális állapot a folyamatjelző sávon folyamatosan követhető.
Sikeres feldolgozás esetén a rendszer visszaigazoló üzenetet jelenít meg.
A betöltött adatok automatikusan megjelennek a megfelelő vállalati nyilvántartásban.
A Betöltés gombra kell kattintani a folytatáshoz.
Ha minden rendben volt, akkor a Sikeres mentés üzenet fogad.
Az adatok utána a megfelelő cégnél megjelennek
A megadott alkalmassági vizsgálatok is betöltésre kerülnek.
Fontos tudnivalók
- Az importálás kizárólag a megadott sablonstruktúrában támogatott.
- A kötelező mezők hiánya hibát eredményezhet.
- Duplikált adatok esetén a rendszer figyelmeztetést jeleníthet meg.
- Nagy mennyiségű adat importálása esetén hosszabb feldolgozási idő várható.
Tipp
Érdemes a teljes importálás előtt néhány tesztadattal ellenőrizni a fájl helyes kitöltését. Ez jelentősen csökkentheti az esetleges hibák számát nagyobb adatmennyiség importálása során.